Terminbuchung

Terminbuchung mit Kalender-Plugins: Amelia, Booking Calendar oder Calendly?

Terminbuchung steht auf der Anforderungsliste vieler Kund:innen einer Webdesign-Agentur. Ärztinnen und Ärzte, Physiotherapeut:innen, Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater und Steuerberaterinnen, Yoga-Studios, Coaches und andere Freiberufler:innen benötigen eine Terminvereinbarungs-Funktion auf der Website. Das klassische Kontakt-Formular hat dabei längst ausgedient. 

Buchungs- und Kalender-Plugins ermöglichen die Terminbuchung rund um die Uhr, eine Synchronisierung mit dem persönlichen Kalender, die Erstellung von Online-Meeting-Links bis hin zum automatischen Versand von Terminbestätigungen per E-Mail

Aufgrund der hohen Nachfrage nach Terminbuchungs-Tools gibt es auch zahlreiche Lösungen. Ich stelle in diesem Blog-Beitrag 3 davon vor: Amelia, Booking Calendar und Calendly. Der Markt für Terminplanungssoftware hat sich in den letzten Jahren stark entwickelt. Ich beschränke mich absichtlich auf wenige Anbieter:innen, die auch für die Integration in WordPress zu empfehlen sind.

Terminbuchung: Auswahlkriterien

Auf der Suche nach dem optimalen WordPress-Plugin für die Terminbuchung tut sich zunächst einmal ein wahrer Dschungel auf. Es gibt Kalender-Plugins, Buchungs-Plugins, Event-Plugins etc. Aber was brauchst du wirklich und welche Features verstecken sich in den einzelnen Lösungen? Die Kriterien für ein geeignetes Terminbuchungs-Plugin auf meiner eigenen Website waren:

  • Einfache und leicht bedienbare Kalenderansicht
  • Gutes Design
  • Automatische Erstellung von Meeting-Links (Zoom, Google Meet, MS Teams, Webex)
  • Automatische Versendung von Terminbestätigungen per E-Mail
  • Spracheinstellungen (Deutsch, Englisch)
  • Preis: möglichst viele kostenlose Features
  • Optional: Integrationsmöglichkeiten mit CRM-Systemen wie HubSpot und mit dem Live Chat

Spoiler: Ich habe mich letztlich für die kostenfreie Version von Calendly entschieden, das alle von mir benötigten Basisfunktionen abdeckt. Es war aber ein Kopf-an-Kopf-Rennen mit Amelia. Sollte sich mein Anspruch an meine Terminbuchungs-Lösung erweitern, würde ich aus heutiger Sicht zu Amelia wechseln, da die Premium-Funktionen bei Calendly wesentlich teurer sind.

Sobald die Kalender und Termine mehrerer Mitarbeiter:innen oder größerer Teams über die Website verwaltet werden, ist meist eine Premium-Version des Terminbuchungs-Tools nötig, um weitere Funktionen nutzen zu können. Ich gehe daher weiter unten auch auf die Preisgestaltung für die jeweiligen Premium-Versionen ein.

Amelia

Die Terminbuchung mit dem WordPress-Plugin Amelia ist sehr übersichtlich und gut durchdacht. Das Tool zielt allerdings weniger auf Online-Meetings ab, daher gibt es eine Integration von Zoom nur in den Premium-Versionen. Dafür ist die Erstellung von zahlreichen selbst konfigurierbaren Offline-Services inklusive Bezahlfunktionen bereits mit der kostenfreien Version möglich.

Da Amelia von vornherein als Premium-Terminbuchungslösung geplant wurde, sind die kostenfreien Basisfunktionen ansonsten relativ beschränkt, bieten aber in mancher Hinsicht dennoch erstaunlich viele Personalisierungsmöglichkeiten.  Aber nun zu den Funktionen, die durch das kostenlose WordPress-Plugin abgedeckt werden:

  • Einfache und leicht bedienbare Kalenderansicht: JA
  • Gutes Design: JA
  • Automatische Erstellung von Meeting-Links (Zoom): nur in Premium-Versionen verfügbar
  • Automatische Versendung von Terminbestätigungen per Email: JA
  • Spracheinstellungen (Deutsch, Englisch): JA
  • Preis: kostenfreie WordPress-Basisversion, Premium-Versionen ab €53/Jahr

Amelia punktet durch eine sehr klare Oberfläche. Das Kalender-Design ist durchaus ansprechend, allerdings in der Basis-Version nicht anpassbar. Daher kommt bei diesem Plugin doch für die meisten Anwendungsfälle eher die Premium-Version in Frage. 

Ein Highlight ist die umfangreiche Personalisierungsmöglichkeit der Terminbestätigungs-Emails. In dieser Hinsicht bieten andere Terminbuchungslösungen deutlich weniger Möglichkeiten oder lassen sich diese wesentlich teurer bezahlen. Dasselbe gilt auch für die Spracheinstellungen. Wer auf eine sprachlich ausgefeilte Kundenkommunikation Wert legt, ist mit Amelia gut beraten.

Last but not least ist der Preis für die Premium-Version mit derzeit ab €53 pro Domain und Jahr sehr moderat, vor allem im Vergleich mit anderen Terminbuchungs-Tools, die ihre Preise großteils nach der Anzahl der Mitarbeiter:innen staffeln. Ich empfehle dieses Plugin daher all jenen, die (bezahlte) Buchungsmöglichkeiten für mehrere Offline-Dienstleistungen und/oder für Services mehrerer Mitarbeiter:innen über ihre Website anbieten möchten.

Booking Calendar

Das Plugin Booking Calendar ist das allererste Tool für die Terminbuchung über WordPress und existiert schon seit 2009(!). Über die Jahre haben sich die Entwickler:innen sichtlich viele praktische Funktionen ausgedacht. Der Dinosaurier-Charakter des Plugins ist dennoch am Design erkennbar. Es gibt zwar mehrere Design-Optionen, darunter auch einige, die nicht nach 2009 aussehen, dennoch halte ich den Aufwand für die Anpassung an das eigene Website-Design für eher hoch. 

Das kostenfreie Plugin erfüllt die meisten Basis-Anforderungen, ist aber aus meiner Sicht eher zeitaufwendig einzurichten. Ziemlich viele Funktionen sind erst in den Premium-Versionen verfügbar. Leider ist die Preisgestaltung für die Premium-Versionen zwar offensichtlich sehr durchdacht und auch moderat, aber dermassen unübersichtlich, dass allein das Betrachten der Preistabelle schon für Kopfschmerzen sorgen kann. Hier der Überblick über die Features:

  • Einfache und leicht bedienbare Kalenderansicht: JA
  • Gutes Design: eher NEIN
  • Automatische Erstellung von Meeting-Links (Zoom): NEIN
  • Automatische Versendung von Terminbestätigungen per Email: JA
  • Spracheinstellungen (Deutsch, Englisch): JA
  • Preis: kostenfreie WordPress-Basisversion, Premium-Versionen ab $79/Jahr

Booking Calendar erlaubt in der Basis-Version die Auswahl zwischen 10 Kalender-Designs. Für mich war trotzdem kein Design dabei, das ich unverändert nutzen würde. Wie bei Amelia ist auch hier eine umfangreiche Personalisierungsmöglichkeit der Terminbestätigungs-Emails schon in der Basis-Version gegeben. 

Die Preisgestaltung ist äußerst differenziert und daher mühsam zu durchforsten. Premium-Versionen gibt es ab $79/Jahr, Bezahlfunktionen sind momentan ab dem Business Small Paket ab $149 pro Domain und Jahr zu haben. 

Ich finde dieses Plugin nicht wirklich empfehlenswert, obwohl es mit derzeit mehr als 60.000 Installationen das am häufigsten auf WordPress verwendete Terminbuchungs-Plugin ist. Es ist aber sehr interessant zu sehen, wie sich die Buchungs-Tools in den letzten 10 Jahren entwickelt haben, und daher darf dieses Plugin in meiner Auflistung nicht fehlen. Allerdings gibt es inzwischen weit modernere und praktischere Lösungen.

Calendly

Mit über 10 Mio. Nutzer:innen hat Calendly die Terminbuchung revolutioniert. Die Verwendung auf einer WordPress-Website ist dabei nur eine von vielen Möglichkeiten.  Daher funktioniert die Integration auch zunächst einmal etwas anders als bei den anderen Lösungen.

Nach dem Anlegen eines Calendly-Accounts hat mich aber das leicht bedienbare Dashboard mit relativ vielen Einstellungsmöglichkeiten sofort überzeugt. Vor allem gibt es bei Calendly auch in der Basis-Version viele Möglichkeiten, den persönlichen Kalender anzupassen. Das reicht von einzelnen Timeslots und Tagen, an denen keine Termine verfügbar sind, bis hin zur Einrichtung von automatischen Zeitpuffern rund um vergebene Termine. 

Es sind zahlreiche Integrationen mit Online-Meeting-Plattformen wie Zoom, Google Meet, MS Teams oder Webex möglich. Zoom und Google Meet sind im Basis-Paket enthalten und somit kostenfrei, MS Teams erfordert leider einen MS Teams Business Account (oder Education), Webex ist ebenfalls kostenlos dabei.

Die Basis-Funktionen erfüllen alle meine Kriterien:

  • Einfache und leicht bedienbare Kalenderansicht: JA
  • Gutes Design: JA
  • Automatische Erstellung von Meeting-Links (Zoom, MS Teams, Webex): JA
  • Automatische Versendung von Terminbestätigungen per Email: JA
  • Spracheinstellungen (Deutsch, Englisch): JA, in der Basis-Version eher eingeschränkt
  • Preis: kostenfreie Basisversion, Premium-Versionen ab $8/Monat/Mitarbeiter:in

Preislich ist Calendly bei den Premium-Versionen die mit Abstand teuerste in diesem Artikel vorgestellte Lösung, da pro Mitarbeiter:in („Seat“) verrechnet wird. Dennoch kann sich die Investition auch für größere Teams lohnen und ich sehe Calendly auf sehr vielen Websites im Einsatz. Eine direkte Integration in die eigene WordPress-Website ist dabei möglich, aber nicht einmal unbedingt notwendig, in vielen Fällen genügt auch ein Link auf die sehr gut gestaltete Plattform.

Kalender-Plugins im Preisvergleich

Ein Preisvergleich der Premium-Versionen ist nicht ganz leicht, da es bei den hier vorgestellten Terminbuchungs-Lösungen keine einheitlichen Preismodelle gibt. Während Amelia Jahres- und Lifetime-Lizenzen anbietet und Booking Calendar grundsätzlich Lifetime-Premium-Versionen im Angebot hat, verrechnet Calendly monatlich und nach der Anzahl der Mitarbeiter:innen, mit denen Termine gebucht werden können.

Diese unübersichtlichen Pricing-Modelle entsprechen aber jedenfalls im Großen und Ganzen der Marktentwicklung, mit einer Tendenz hin zu den eher teuren Pricing-Modellen von Anbietern wie Calendly.

Amelia
Booking

Booking Calendar

Calendly
Scheduling

Amelia-Preise

pro Jahr (bzw. Lifetime):
FREE:
0€
BASIC
: 53€ (166€)
PRO: 95€ (337€)
DEVELOPER: 217€ (513€)

BC-Preise

pro Lizenz / Lifetime:
Free: 0$
Personal
: ab 79$
Business Small: ab 149$
Business Medium: ab 249

Calendly-Preise

pro Mitarbeiter:in/Monat (Jahr):
Basic: 0€
Essentials: 8€ (96€) 
Professional: 12€ (144€)
Teams: 16€ (192€)

Fazit

Es gibt inzwischen unzählige Anbieter für eine weitgehend automatisierte Terminbuchung. Ich hoffe, dass ich mit diesem Blog-Artikel eine gute Übersicht über die sehr diversen Möglichkeiten bieten konnte.

Falls du planst, Terminbuchung über deine Website anzubieten und Detailfragen zu den vorgestellten Terminvereinbarungs-Lösungen hast, kannst du gerne ein kostenloses Erstgespräch mit mir buchen. Such dir einfach einen Termin in meinem Calendly-Kalender aus!

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